WhatsApp bisnis telah menjadi salah satu alat komunikasi utama bagi bisnis dalam menjangkau pelanggan secara langsung dan efektif. Dengan kemudahan penggunaan, WhatsApp Bisnis memungkinkan pelaku usaha melakukan promosi, memberikan layanan pelanggan, hingga menjalin hubungan yang lebih dekat dengan pelanggan. Namun, popularitas bisnis di WhatsApp yang semakin meningkat tidak lepas dari masalah seperti spam WA dan pesan tidak relevan.
Melakukan spam WA dapat membahayakan bisnis dan mengganggu pengguna, begitupun sebaliknya. Hal ini tidak sesuai dengan tujuan WhatsApp yang ingin menciptakan ruang aman bagi seluruh pengguna mereka untuk berkomunikasi satu sama lain. Dalam artikel ini, kita akan membahas cara-cara mengatasi spam WA dan pesan tidak relevan di WhatsApp Bisnis agar komunikasi dengan pelanggan tetap optimal dan efisien.
Apa Itu Spam WA di WhatsApp Bisnis?
Spam artinya seseorang mengirimkan pesan bertubi-tubi tanpa ada relevansi langsung kepada penerima. Spam di WhatsApp bisnis merujuk pada pesan yang dikirim secara massal tanpa persetujuan penerima. Pesan ini sering kali bersifat promosi yang tidak relevan, penawaran yang berlebihan, atau bahkan penipuan. Selain spam, pesan yang tidak relevan juga bisa muncul dari interaksi pelanggan yang tidak memiliki niat membeli atau hanya sekadar bertanya tanpa tujuan jelas. Hal ini bisa mempengaruhi efisiensi bisnis dan menghabiskan waktu tim yang seharusnya digunakan untuk menangani pelanggan potensial.
Dampak Spam WA dan Pesan Tidak Relevan pada Bisnis
Melakukan spam dan pesan tidak relevan dapat berdampak buruk pada bisnis kamu, antara lain sebagai berikut:
Mengganggu Produktivitas
Pesan spam mengganggu produktivitas tim layanan pelanggan karena mereka harus menghabiskan lebih banyak waktu untuk memfilter pesan tidak penting. Spam WA mengurangi fokus tim yang membutuhkan penanganan segera.
Merusak Reputasi
Apabila bisnis dianggap mengirim spam chat WA yang tidak relevan ke pelanggan mereka, reputasi bisnis bisa berkurang di mata pelanggan. Pelanggan mungkin merasa terganggu dan cenderung menghindari komunikasi lebih lanjut.
Mengurangi Efektivitas Promosi
Ketika bisnis mengirimkan pesan terlalu sering ke kontak pelanggan, mereka akan menganggap pesan kamu tidak berarti lagi. Bisa jadi pelanggan memblokir nomor bisnis kamu. Tentu pesan spam WA mengurangi efektivitas dan jangankauan kampanye promosi bisnismu.
Ciri-Ciri Pesan Spam di WhatsApp
- Dikirim dari Nomor Tidak Dikenal
Pesan spam di WhatsApp seringkali berasal dari nomor tak dikenal yang tidak terdaftar dalam kontak kamu. Pengirim mungkin tidak pernah berinteraksi dengan kamu sebelumnya, tetapi mengirim pesan tanpa permintaan secara tiba-tiba.
- Pesan Massal Tanpa Personalisasi
Pesan spam bersifat generik yang dikirimkan secara massal ke banyak orang sekaligus tanpa personalisasi. Isi pesan tidak menyebutkan nama penerima, seperti “Hai, lihat promo menarik ini!” yang tidak relevan dengan kebutuhan penerima.
- Link Mencurigakan atau Tidak Dikenal
Hati-hati dengan pesan spam WA yang sering mengandung tautan (link) mencurigakan. Kebanyakan link yang dikirimkan menggunakan shortener link, seperti bit.y atau tinyurl. Link ini berpotensi mengarahkan kamu ke situs berbahaya, bisa berisi malware atau situs web pencurian data pribadi.
- Meminta Informasi Pribadi
Pesan spam di WhatsApp sering kali meminta informasi sensitif seperti nomor kartu kredit, kata sandi, atau kode OTP (One Time Password). Tujuannya untuk mencuri data pribadi atau melakukan penipuan kepada penerima pesan. Pesan ini sering kali berkedok sebagai permintaan dari lembaga atau perusahaan palsu.
- Bahasa yang Buruk atau Tidak Wajar
Ciri lain dari pesan spam adalah penggunaan bahasa yang tidak wajar, seperti banyak kesalahan tata bahasa, ejaan, atau terjemahan yang buruk. Pesan ini mungkin terlihat seperti dibuat secara otomatis dan tidak ditulis dengan cermat, yang menunjukkan kurangnya profesionalisme.
- Desakan atau Ancaman
Spam di WhatsApp sering kali mengandung desakan agar penerima bertindak cepat, seperti “Segera klaim hadiah Anda sebelum habis” atau ancaman seperti “Akun Anda akan diblokir jika tidak merespons.” Desakan ini digunakan untuk membuat penerima terburu-buru tanpa berpikir panjang.
- Klaim dari Sumber Resmi Palsu
Pesan spam sering mengklaim berasal dari entitas resmi, seperti bank, perusahaan e-commerce, ataupun pihak WhatsApp sendiri. Namun, menggunakan logo atau identitas yang dipalsukan. Pesan ini bisa terlihat seperti notifikasi resmi, namun sebenarnya dirancang untuk menipu.
Hal ini bisa mengecoh apabila penerima tidak teliti. Oleh karena itu, bagi entitas resmi seperti perusahaan sebaiknya hadir di WhatsApp dengan menggunakan akun WhatsApp Business API atau WhatsApp resmi. Penggunaan akun resmi yang terverifikasi pihak WhatsApp dapat meminimalisir tindakan spam yang merugikan entitas bisnis.
- Tidak Ada Informasi Kontak atau Identitas yang Jelas
Pesan spam sering kali tidak mencantumkan informasi kontak resmi, alamat, atau identitas yang jelas. Pesan ini mungkin hanya berupa teks promosi yang mencurigakan tanpa rincian tentang siapa pengirimnya atau dari mana pesan tersebut berasal.
Apabila kamu menemukan pesan dengan ciri-ciri di atas, sangat disarankan untuk menghindari perintah-perintah yang diminta. Sebaliknya, kamu bisa melaporkan dan memblokir pengirim agar tidak mengirim pesan lebih lanjut.
Cara Mengatasi Spam di WhatsApp Bisnis
Untuk melindungi bisnis didentifikasikan sebagai spam oleh WhatsApp, penting untuk mengelola pesan keluar dan masuk dengan lebih baik.
Gunakan Fitur ‘Pesan Otomatis’
WhatsApp Bisnis menyediakan fitur pesan otomatis seperti pesan salam dan pesan di luar jam kerja. Fitur ini dapat membantu memfilter pesan awal dari pelanggan. Dengan begitu, bisnis dapat mengidentifikasi apakah mereka memiliki pertanyaan yang relevan atau hanya sekedar iseng. Selain itu, pesan otomatis juga memberikan tanggapan cepat kepada pelanggan sehingga mereka tidak merasa diabaikan.
Manfaatkan Label untuk Mengelola Pesan
Salah satu fitur yang sangat membantu di aplikasi WhatsApp Bisnis adalah kemampuan untuk memberi label pada setiap chat yang masuk. Bisnis dapat mengelompokkan pesan berdasarkan kategori seperti “Pelanggan Baru,” “Pertanyaan,” “Pemesanan,” atau “Spam.” Dengan cara ini, Anda dapat lebih mudah mengelola pesan yang benar-benar penting dan mengabaikan pesan yang tidak relevan.
Gunakan Fitur Blokir dan Laporkan
WhatsApp Bisnis menyediakan opsi untuk memblokir nomor yang mengirimkan pesan spam atau tidak relevan. Jika Anda menerima pesan yang mencurigakan atau berpotensi sebagai spam, kamu bisa langsung memblokir nomor tersebut dan melaporkannya ke WhatsApp. Langkah ini efektif untuk mencegah spammer mengirim pesan lebih lanjut.
Aktifkan Verifikasi Dua Langkah
Untuk melindungi akun WhatsApp Bisnis dari penyalahgunaan, aktifkan fitur verifikasi dua langkah. Dengan fitur ini, siapa pun yang mencoba mengakses akun bisnis kamu harus memasukkan PIN khusus yang hanya diketahui oleh pemilik akun. Hal ini mencegah akun digunakan untuk mengirim spam atau pesan yang tidak diinginkan tanpa sepengetahuan kamu.
Gunakan Chatbot untuk Menyaring Pesan
Penerapan chatbot di WhatsApp Bisnis dapat menjadi solusi efektif untuk menyaring pesan masuk. Chatbot dapat membantu menanggapi pesan yang bersifat rutin atau sekedar pertanyaan umum tanpa melibatkan tim layanan pelanggan. Dengan begitu, chatbot dapat memilah mana pesan yang penting dan mana yang tidak relevan, serta memberikan respons cepat kepada pelanggan.
Menjaga Komunikasi yang Efektif dan Relevan
Mengelola pesan di WhatsApp Bisnis dengan baik adalah kunci untuk menjaga komunikasi yang efektif dan relevan dengan pelanggan. Jangan ragu untuk memanfaatkan fitur-fitur yang sudah disediakan WhatsApp Bisnis untuk membantu mengelola pesan secara efisien. Mulai dari penggunaan chatbot, pengelolaan label, hingga fitur blokir, semuanya dapat diterapkan untuk menjaga alur komunikasi yang lebih profesional.
Dengan menerapkan langkah-langkah di atas, bisnis tidak hanya bisa mengatasi spam dan pesan tidak relevan, tetapi juga dapat meningkatkan kualitas layanan serta menjaga reputasi bisnis di mata pelanggan. WhatsApp Bisnis adalah alat yang sangat bermanfaat, namun harus digunakan dengan bijak agar komunikasi bisnis berjalan lancar dan memberikan hasil yang optimal.
Menghadapi spam dan pesan tidak relevan di WhatsApp Bisnis memang menantang, tetapi dengan manajemen yang tepat, dapat mengatasinya dengan efektif. Gunakan fitur-fitur yang ada, edukasi pelanggan, dan pastikan bahwa setiap interaksi dengan mereka tetap relevan dan memberikan nilai bagi bisnis.
