Apakah kamu berkeinginan untuk berkarier menjadi customer service (CS)?
Tetapi masih bingung “apasih CS?” dan “skill apa aja sih yang wajib dikuasai untuk menjadi CS?”
Simak artikel ini agar kamu lebih tau tentang CS dan skill yang dibutuhkan untuk menjadi CS yang andal!
Apa sih Customer Service (CS)?
Customer Service (CS) adalah penghubung antara pelanggan dan perusahaan. Kalau ada pelanggan yang memiliki keluhan atau pertanyaan terkait barang atau jasa yang ditawarkan oleh suatu perusahaan, CS lah tim pertama yang akan dihubungi. Jadi, CS adalah garda terdepan dan yang terpenting di suatu perusahaan.
Kalau kamu semakin tertarik untuk meniti karier sebagai CS, maka kamu harus ketahui skill yang wajib kamu kuasai agar menjadi CS yang andal berikut ini.
Komunikasi
Skill pertama dan yang paling penting untuk dikuasai untuk menjadi CS adalah komunikasi. Karena tugas CS yang mengharuskan kamu melayani keluhan atau pertanyaan yang diberikan pelanggan, jadi kamu harus lihai memilih kata yang mudah dipahami agar tidak terjadi miskomunikasi.
Selain lihai dalam pemilihan kata, kamu juga harus memiliki suara yang jelas. Kejelasan suara agar pelanggan tidak harus meminta kamu untuk mengulangi penjelasan yang baru aja kamu berikan. Pelanggan juga akan merasa kecewa atas lambannya kinerja CS kalau harus berputar-putar dipertanyaan yang sama dikarenakan suara kamu yang kurang jelas. Untuk itulah kelihaian dalam pemilihan kata dan kejelasan suara sangat penting.
Komunikasi juga mencakup mendengar. Kamu harus mendengarkan secara aktif, sangat memperhatikan apa yang diucapkan pelanggan, sehingga pelanggan merasa didengar dan dihargai. Karena salah satu tugas utama dari CS adalah mendengaran keluhan dan pertanyaan pelanggan.
Empati
Selain komunikasi, skill lain yang harus dikuasai seorang CS adalah empati. Empati merupakan interpersonal skill, skill ini bisa membantu kamu merasakan apa yang sedang dirasakan oleh pelanggan. Sebagai CS, kamu juga diharuskan melayani pelanggan dengan keluhan dan pertanyaan yang beberda, itulah kenapa empati sangat diperlukan untuk menjadi CS.
Ketika kamu bisa merasakan apa yang dirasakan oleh pelanggan, tentu penyelesaian masalah yang dihadapi pelanggan akan jadi lebih mudah, sehingga kamu bisa memberikan pelayanan CS yang sangat cepat dan terbaik.
CS yang baik adalah CS yang benar-benar mau membantu pelanggan menyelesaikan masalahnya. Jangan sampai melayani pelanggan dengan setengah hati, pelanggan juga akan merasakan pelayanan kamu yang tidak memuaskan dan merasa tidak dihargai. Jadi, sebagai CS kamu harus melayani keluhan dan pertanyaan yang dihadapi pelanggan dengan sepenuh hati, sehingga pelanggan merasa sangat terbantu atas pelayanan yang kamu berikan.
Pengetahuan produk/jasa yang ditawarkan perusahaan
Skill selanjutnya yang harus dikuasai CS adalah pengetahuan produk atau product knowledge. Seorang CS yang baik adalah CS yang mengetahui seluk-beluk dari setiap produk/jasa yang ditawarkan oleh perusahaan. Tanpa pengetahuan kamu akan produk/jasa yang ditawarkan, bagaimana kamu bisa membantu pelanggan?
Ketidaktahuan CS akan informasi suatu produk juga bisa mengakibatkan kekecewaan pelanggan akan layanan yang diberikan. Pelanggan tidak mendapatkan jawaban atau solusi yang kamu cari. Selain itu, juga bisa mengakibatkan misinformasi terhadap suatu produk, sehingga menimbulkan masalah-masalah baru.
Jadi, setelah suatu saat nanti kamu diterima menjadi CS, pastikan kamu pelajari setiap produk/jasa yang ditawarkan oleh perusahaan kamu sedalam-dalamnya ya.
Problem solving
Tugas utama seorang CS adalah membantu memberi solusi dari sebuah masalah yang dihadapi pelanggan. Jadi, Problem solving atau penyelesaian masalah merupakan salah satu skill yang sangat penting. Seorang CS yang baik harus bisa memberikan solusi yang tepat dan juga cepat kepada pelanggan.
Masalah yang ditangani oleh CS beragam, dari masalah sederhana seperti mencari suatu produk di website perusahaan, sampai masalah besar seperti barang yang diterima konsumen tidak sesuai atau rusak. Tetapi, seorang CS tidak boleh sekalipun meremehkan masalah, sekecil apapun masalah yang dihadapi pelanggan, CS yang baik tetap harus memberikan pelayanan yang terbaik dan memberi solusi yang terbaik dan tercepat juga.
Dengan begitu, pelanggan menjadi merasa terbantu atas pelayanan kamu sehingga pelanggan akan Kembali lagi untuk membeli atau menggunakan jasa dari perusahaan kamu.
Kesabaran
Ya, kesabaran adalah suatu skill yang harus dikuasai oleh seorang CS. Kesabaran dalam melayani segudang permasalahan dan pertanyaan dari pelanggan. Seorang CS yang andal tidak akan terbawa suasana dan ikut merasa kesal ketika sedang melayani pelanggan. Jadi, kamu harus tetap sabar dan tetap memberi positive vibe kepada pelanggan.
Terlebih kalau ada pelanggan yang keras kepala dan susah dijelaskan, bisa membuat CS kesal. Maka dari itu, skill kesabaran sangat lah penting agar CS bisa meredakan suasana panas tersebut, sambil mencari inti dari permasalahan yang dihadapi pelanggan dan juga mencari solusinya secara efisien.
Intinya, seorang CS harus memiliki kesabaran dan mental yang kuat, sehingga kamu bisa melayani seberapa banyak masalah dan pertanyaan yang diutarakan pelanggan.
Itulah penjelasan 5 skill yang harus dikuasai untuk menjadi CS yang andal. Kalau kamu memang benar-benar tertarik dengan profesi CS, segeralah tingkatkan 5 skill di atas.
Apabila kamu mengalami kendala dalam melayani ribuan pelanggan secara menual degan jumlah agen CS yang terbatas.. Kendala tersebut bisa berdampak buruk pada hubungan kamu dengan pelanggan karena kurang cepat dan efisien. OCA memberikan solusi berupa CRM yang fleksibel, bisa digunakan di segala industri.
Sistem CRM bisa dimanfaatkan untuk mempercepat interaksi dengan pelanggan, misalnya dengan CRM OCA Interaction yang membantu kamu membalas chat dari banyak pelanggan sekaligus dalam satu tempat. Pekerjaan tersebut pun menjadi lebih cepat tanpa harus melakukannya dengan manual.
Kalau kamu masih ragu atau ingin mencari tahu lebih dalam tentang CRM OCA, kamu dapat mencoba layanan CRM OCA secara gratis di sini.