Hampir semua bisnis saat ini menggunakan WhatsApp Business sebagai pelayanan pelanggan. Di sini kita bisa memanfaatkan pesan otomatis WA untuk memberi respons langsung terhadap pesan pelanggan. Cari tahu info lengkap terkait pesan otomatis WA di bawah ini.
Apa Itu Pesan Otomatis WA?
Pesan otomatis WA adalah salah satu fitur WhatsApp yang memungkinkan pengguna untuk mengirim pesan balasan dengan otomatis. Pesan balasan ini bentuknya bisa beragam. Satu pesan yang paling umum adalah berupa sapaan begitu ada pesan dari pelanggan yang masuk. Selain itu, bentuk lainnya bisa berupa jawaban umum atas Frequently Asked Questions (FAQs).
Pesan otomatis sangat dibutuhkan dalam WA Business, terutama untuk memberi respons langsung begitu pelanggan mengirim pesan. Nantinya, pesan pelanggan mungkin akan ditanggapi oleh live agent, tapi awalnya ditanggapi dulu dengan pesan otomatis. Selain itu, pesan otomatis WA juga diperlukan di luar jam operasional bisnis supaya pesan pelanggan tidak ditelantarkan begitu saja.
Fungsi Pesan Otomatis WA
Auto text WhatsApp dapat membantu bisnis berjalan dengan lebih baik, terutama untuk meningkatkan pelayanan pelanggan. Apa saja fungsi pesan otomatis WA bagi bisnis? Berikut ini beberapa di antaranya:
1. Membalas Pesan Pelanggan dengan Responsif
Membalas pesan pelanggan tidak perlu dilakukan secara manual satu-persatu. Bagi bisnis berskala besar, jelas ini bukan pekerjaan manual. Jangan biarkan pelanggan menunggu lama, tingkatkan keterlibatan pelanggan dengan pesan otomatis WA. Meskipun dengan pesan sapaan, pelanggan akan merasa pesan mereka ditanggapi dan tidak dibiarkan begitu saja.
2. Mengirim Pesan Otomatis Berdasarkan Aksi dan Preferensi Pelanggan
Keterlibatan pelanggan juga bisa ditingkatkan dengan pesan otomatis WA. Berdasarkan perilaku pelanggan, kirimkan pesan otomatis dengan ide tema sebagai berikut:
- Ingatkan ada produk yang sudah masuk keranjang tapi belum dibeli
- Update program loyalitas pelanggan
- Notifikasi harga turun atau harga diskon untuk produk favorit pelanggan
- Pesan ucapan selamat ulang tahun
- Pesan konfirmasi order
- Pesan transaksi.
3. Membuat Sendiri Pesan Sesuai Kepentingan Bisnis
Setiap bisnis memiliki kebutuhan yang berbeda-beda. Tentu saja, pesan yang dikirimkan ke pelanggan juga berbeda-beda. Adanya fitur pesan otomatis memungkinkan setiap bisnis untuk mengatur sendiri cara mereka berkomunikasi dengan pelanggan masing-masing.
Buatlah pesan yang sesuai dengan target audience, mulai dari gaya bahasa, konten, dan dokumen yang menyertainya. Pesan otomatis bisa berupa teks saja, bisa juga ditambahkan dengan gambar, gif, video, atau tautan ke halaman lain. Pastikan mengatur pesan otomatis yang efektif untuk kepentingan perusahaanmu.
4. Mengirim Pesan Transaksi
Pelanggan senang dengan transparansi dalam setiap transaksi mereka. Meski tampak seperti hal kecil, tapi pesan transaksi memberi kejelasan dan jaminan bahwa produk atau layanan yang mereka beli sudah diproses. Biasanya sudah ada nota digital, tapi kalau ditambah dengan pesan transaksi seperti konfirmasi dan update transaksi, akan menambah nilai layanan!
5. Pengingat Waktu Pertemuan
Organisasi seperti klinik, rumah sakit, salon, dan yang menyediakan jasa lainnya bisa menggunakan pesan otomatis WA untuk mengirim pesan pengingat. Pelanggan yang sudah mengatur waktu pertemuan mereka tidak akan lupa dengan janji temu kalau dikirimkan pesan semacam ini. Dengan begitu, jumlah pelanggan yang tidak jadi datang diharapkan lebih sedikit.
6. Membangun Prospek
Pesan otomatis WA sangat membantu dalam membangun prospek. Saat pelanggan bertanya dan pesan otomatis langsung merespons dan memberikan solusi, maka bisa juga ditambahkan dengan tautan yang relevan dengan pertanyaan pelanggan. Misalnya ke halaman produk, ke situs web, dan lain sebagainya.
Pelanggan yang ditanggapi dengan cara seperti ini akan lebih tertarik untuk membeli produk atau layanan daripada hanya sekedar disuguhi dengan iklan. Terutama kalau yang ditawarkan ada hubungannya dengan masalah dan pertanyaan pelanggan.
7. Membangun Relasi Lebih Baik dengan Pelanggan
Di profil WA Business API, tiap perusahaan bisa mencantumkan jam operasional. Di luar waktu tersebut, pesan otomatis bisa tetap bekerja menggantikan live agent. Pesan otomatis memberi tahu pelanggan bahwa pesan mereka telah ditanggapi. Pelanggan tidak akan memiliki pengalaman negatif saat menghubungi WA Business dan relasi yang lebih baik akan terjalin.
Rekomendasi Membuat Pesan Otomatis WA di WhatsApp Business API
Cara membuat pesan otomatis WA di WhatsApp Business API bisa dilakukan dengan cukup mudah. Berikut ini beberapa langkahnya:
1. Daftar ke OBP WA API
Agar bisa menggunakan WA Business API, pertama bisnismu harus terdaftar dulu ke Official Business Partner (OBP) WhatsApp Business. Setelah itu, OBP akan membantu proses pendaftaran bisnismu ke WA Business dan menjalankan semua fiturnya dengan mudah.
2. Buat Pengajuan Verifikasi Facebook Business Manager
Untuk memiliki akun WA Business API, pengguna harus memiliki akun Facebook Business Manager yang diverifikasi. Kalau belum punya, proses ini pun akan dibantu dengan OBP. Ada beberapa hal yang harus disiapkan untuk memiliki akun ini, yaitu:
- Nama bisnis resmi
- Situs web perusahaan
- Alamat email bisnis
- Izin bisnis resmi, dapat berupa SIUP/NIB/NPWP.
BACA JUGA: Cara Buat Akun Facebook Business Manager
baca juga: Cara Verifikasi Facebook Business Manager untuk WhatsApp Business API
3. Buat Profil WA Business
Begitu akun Facebook Business Manager sudah diverifikasi, maka kita sudah mendapatkan akun WA Business API. Supaya akun terlihat profesional, lengkapi dulu profil bisnisnya selengkap dan seinformatif mungkin. Beberapa elemen yang harus diisi adalah logo dan nama perusahaan, alamat email, lokasi bisnis, jam operasional, katalog produk, dan lain-lain.
Di tahap ini, OBP akan membantu untuk mendapatkan centang hijau, yang artinya akun WA Business API kita sudah diverifikasi resmi oleh tim WhatsApp. Kalau sudah dapat centang hijau, akun ini akan terlihat lebih profesional dan bisa diandalkan.
4. Buat Template Pesan
Buat template pesan terlebih dahulu sebelum dikirimkan, supaya bisa dicek dulu oleh OBP apakah pesannya efektif atau tidak. Pada umumnya, OBP akan menawarkan template pesan otomatis. Tiap perusahaan bisa menyesuaikannya sesuai dengan citra dan target audience masing-masing.
Pastikan setiap pesan otomatis WA dibuat sesuai dengan pertanyaan yang kira-kira sering diajukan pelanggan. Setelah template yang terbaik selesai dibuat, submit template ke OBP untuk diproses lebih lanjut.
5. Uji Kirim Pesan
Pastikan untuk melakukan dulu uji coba template yang sudah pasti dipilih. Caranya mudah, coba kirim pesan ke nomor WA Business perusahaanmu seolah-olah menjadi pelanggan dan tunggu apakah pesan otomatis merespons pesanmu. Kalau pesan otomatis sudah merespons, maka pesan otomatis WA sudah bisa digunakan.
Manfaatkan pesan otomatis WA untuk semakin mendekatkan relasi dengan pelanggan. Gunakan layanan dari OCA WhatsApp API untuk membuat pesan yang profesional. Tak hanya membalas pesan pelanggan, tapi juga bisa digunakan untuk promosi dan verifikasi setiap transaksi. Yuk, coba layanan OCA Indonesia sekarang!
Leave a Reply