Chatbot adalah contoh digitalisasi yang awam digunakan. Setelah pandemi digitalisasi seperti chatbot adalah hal yang membantu banyak orang, organisasi, bisnis, hingga universitas.
Bayangkan jika mahasiswa yang kuliah online dan tinggal jauh dari universitas mengalami masalah dalam pembayaran uang kuliahnya. Jika universitas masih serba offline, maka berapa banyak masalah yang harus dia hadapi hanya untuk mengurus itu.
Atau jika mereka kehilangan kartu mahasiswa, berapa banyak birokrasi ribet yang sebenarnya bisa menjadi lebih sederhana dengan digitalisasi.
Di artikel ini kita akan membahas bagaimana chatbot bisa memenuhi kebutuhan digitalisasi universitas untuk menyederhanakan dan memudahkan layanan.
Chatbot
Kamu pasti sudah sering menggunakan chatbot tanpa sadar. Chatbot adalah asisten virtual yang membalas chat secara otomatis 24/7. Karena semua sudah serba digital, komunikasi kita juga ikut. Ekspektasi untuk dibalas cepat, informasi yang akurat, pelayanan yang baik, semuanya harus dilakukan. Itulah kenapa chatbot ini banyak sekali digunakan oleh bisnis bahkan badan-badan pemerintahan atau sekolah
Karena customer behavior yang ‘banyak nuntut’ dan ‘serba cepat’, kebanyakan layanan messaging app sudah bisa menggunakan Chatbot. Contohnya seperti WhatsApp, Telegram, LINE, Facebook Messenger, dll. Terus sekarang bikin chatbot lebih mudah, kamu bisa buat sendiri atau menggunakan jasa pembuat chatbot.
Nah, terbayang kan kenapa sebenarnya chatbot itu sudah awam dan dapat digunakan oleh siapa saja, termasuk ke bagian universitas. Jadi, apa sih keuntungannya kalau universitas menggunakan chatbot?
Apa saja Keuntungan menggunakan Chatbot?
Secara garis besar keuntungan yang diberikan chatbot adalah automasi layanan chat untuk mempermudah akses tanpa batasan wkatu dan tenaga. Tapi khusus universitas, chatbot bisa melakukan lebih. Ini adalah contoh keuntungan yang bisa didapat dari penggunaan chatbot di universitas:
Aktif sepanjang hari
Jika universitas kamu memiliki pusat bantuan yang bisa dihubungi pada pagi hingga sore, bagaimana jika malam hari? Ini adalah keluhan yang sering kali terjadi. Dimana universitas sebagai institusi edukasi tidak fleksibel dalam hal waktu. Padahal kenyataannya mahasiswa itu udah jadi nokturnal atau yang berada di zona waktu berbeda. Kebutuhan mereka untuk mendapatkan informasi 24/7 seharusnya diberlakukan.
Itulah kenapa banyak sekali universitas yang internasional yang sudah menggunakan layanan chatbot. Selain dapat aktif 24/7, di zona waktu yang berbeda, chatbot juga tidak merasa lelah.
Layani pertanyaan dengan cepat
Tahukah kamu, chatbot tidak hanya bisa membalas chat secara otomatis tapi juga berperan sebagai tim pendukung untuk agen CS manusia. Sistemnya seperti membagi beban kerja, chat yang masuk akan disaring terlebih dahulu oleh chatbot. Jika nantinya pertanyaan atau permasalahan yang diajukan tidak dapat diatasi, barulah agen manusia menanganinya.
Bayangkan seberapa membantunya chatbot ini. Misalnya ada 100 pertnyaaan, chatbot dapat membalas 70 dan 30 lainnya diberikan ke agen CS.
Jadi semua pertanyaan yang masuk bisa dibalas lebih cepat tanpa harus menunggu agen manusia membalas satu persatu.
Sederhanakan Birokrasi
Birokrasasi yang kompleks adalah salah satu masalah tambahan yang seharusnya tidak diberikan kepada pelajar. Karena terkadang, birokrasi yang diberikan sangat membuang waktu dan mempersulit dengan alasan yang tidak jelas.
Misalnya salah satu pelajar ingin mendapatkan informasi tentang bagian mana yang mengurusi tentang permasalahan pembayaran. Pertama mereka harus ke kantor rektorat untuk bertanya, jika sudah bertemu mereka harus kembali lagi untuk mempersiapkan persyaratannya, lalu memberikannya kembali dan menunggu prosesnya.
Semua hal itu padahal bisa dilakukan dengan cepat dengan chatbot. Beberapa universitas menggukan chatbot tidak hanya untuk membalas chat tapi juga menyederhanakan layanan seperti berkas dapat dikirim melalui chatbot tanpa harus membuang waktu untuk bolak-balik.
Mempermudah layanan
Nah, tentunya dari beberapa keuntungan yang disebutkan sebelumnya, sangat terlihat dengan jelas bahawa layanan chatbot akan sangat mempermudah pelayanan.
Perlukan Universitas Menggunakan Chatbot?
DI beberapa universitas terkemuka di dunia, mereka telah menggunakan layanan chatbot online pada situs web dan platform perpesanan lainnya.Bot diprogram untuk menjawab pertanyaan yang diajukan oleh para mahasiswa.
Lalu, perlukah universitas menggunakan chatbot? Di zaman yang sudah serba modern ini, para mahasiswa tentu akan merasa sangat terbantu dengan adanya layanan chatbot yang bisa mereka akses 24 jam. Layanan chatbot tentunya akan sangat membantu para mahasiswa.
Terkhusus bagi mahasiswa baru, yang masih banyak belum tahu mengenai dunia perkuliahan. Para mahasiswa baru tentunya memiliki banyak pertanyaan, entah itu seputar web kampus ataupun dunia perkuliahan.
Mereka akan banyak memiliki pertanyaan, sesederhana “Di mana letak Ruang A?” dan berbagai pertanyaan lainnya.
Bisa dibayangkan, setiap tahun ajaran baru, ada beribu-ribu mahasiswa baru di sebuah universitas. Pastinya akan sangat merepotkan bila karyawan harus membalasnya satu persatu.
Tentunya, para mahasiswa akan merasa lebih cepat beradaptasi dan membiasakan diri dengan kampus barunya.
Tak hanya itu, dengan menggunakan chatbot layanan universitas bisa saha membuat chatbot yang menerima pertanyaan khusus dari mahasiswa, dan meneruskannya ke orang yang ditunjuk untuk menjawab pertanyaan khusus itu.
Dalam situasi ini, chatbot akan menghasilkan arahan yang kuat untuk situs web universitas, layanan seperti ini akan membantu universitas membuat kesan yang baik untuk setiap orang.
Jadi, dengan pengembangan chatbot yang tepat, dapat menjadikan sebuah universitas menerima lebih banyak pendaftar.
