Mengkategorikan kontak pelanggan sesuai dengan jenisnya, seperti pelanggan tetap, calon pelanggan, dan pelanggan baru dapat memudahkan bisnis dalam menyusun strategi komunikasi marketing yang tepat sasaran. Database contact management dapat menjadi tool yang sangat berpengaruh bagi siapapun yang ingin mengatur dan mengelola kontak dengan lebih baik. Skala bisnis kecil, menengah, hingga besar pun perlu memiliki database contact management.
Ketika ingin mengatur kontak pelanggan, kini kamu dapat memanfaatkan software yang lebih canggih dan otomatis seperti OCA Blast Lite. Berikut ini beberapa tips yang dapat membantu kamu mengelompokkan kontak pelanggan dengan database contact management supaya lebih efisien.
Pentingnya Mengelola Kontak Pelanggan
Mengelola kontak pelanggan melalui grup kontak, proses komunikasi dengan berbagai macam pelanggan berbeda akan semakin mudah. Berikut beberapa alasan pentingnya mengatur kontak pelanggan:
- Mempermudah bisnis berkomunikasi dengan pelanggan
- Sebagai database pelanggan dan calon pelanggan
- Menciptakan komunikasi lebih efektif antara bisnis dan pelanggan
- Membantu bisnis menciptakan personalized promosi
- Menjaga hubungan baik dengan pelanggan:
Tips Atur Database Contact Management
Tentukan Tujuan Pembuatan Grup Kontak
Sebelum kamu mengelola grup kontak pelanggan atau database contact management, penting untuk menentukan tujuan grup kontak tersebut terlebih dahulu. Apakah grup kontak tersebut bertujuan untuk promosi rutin ke pelanggan lama, win-back campaign, perilisan produk baru, atau sekadar memfasilitasi interaksi antara pelanggan. Pemahaman yang jelas mengenai tujuan grup membantu kamu menyesuaikan isi konten promosi dan aktivitas promosi yang lebih efektif.
Pastikan Mendapat Izin Pelanggan
Setelah menentukan tujuan pembuatan kontak grup, kamu perlu memastikan pelanggan-pelanggan tersebut bersedia untuk menerima konten promosi dari bisnismu. Kamu bisa menyisipkan permintaan ini saat pelanggan mendaftar melalui website atau setelah melakukan pembelanjaan.
Tetap Aktif dan Terlibat
Kunci keberhasilan dalam memberikan promosi adalah dengan menjaga aktivitas dan engagement tetap tinggi. Mengirimkan promosi secara rutin ke grup kontak pelanggan yang sudah kamu susun membantu menciptakan hubungan yang lebih kuat. Jadwalkan frekuensi pengiriman pesan untuk menciptakan engagement tersebut.
Terbuka terhadap Feedback Pelanggan
Tetap terbuka terhadap feedback dari pelanggan menciptakan layanan yang lebih baik lagi. Dengan adanya umpan balik atau feedback, kamu bisa meningkatkan promosi sesuai dengan kebutuhan dari pelanggan. Selain itu, kamu pun bisa mengetahui apabila ada pelanggan yang kurang bersedia menerima konten promosi.
Sediakan Konten yang Relevan
Ketika menyusun kontak pelanggan, pastikan juga bahwa kamu sudah berencana membuat beberapa konten berbeda yang relevan dengan masing-masing grup kontak. Konten yang diberikan bisa berupa informasi terkait produk, promosi terkini, tips dan trik, ataupun insight yang dapat membantu pelanggan kamu. Pastikan setiap kontennya bermanfaat dan mampu menjadi solusi bagi pelanggan.
Evaluasi Grup Kontak secara Berkala
Mengapa grup kontak perlu dievaluasi secara berkala? Tidak hanya campaign, grup kontak pun perlu dicek secara berkala. Hal ini untuk memastikan apakah kontak-kontak yang disimpan masih aktif atau tidak. Jangan sampai kamu mengirimkan konten promosi ke kontak yang sudah tidak aktif. Mengevaluasi grup kontak juga membantu kamu untuk membuat perubahan dan penyesuaian supaya proses pengiriman campaign tetap efektif.
Contoh Macam-Macam Grup Kontak dalam Bisnis
Grup kontak tentunya bisa dibuat berdasarkan kebutuhan bisnismu. Di OCA Blast Lite, kamu dapat membuat hingga 50 grup kontak berbeda. Di dalamnya kamu bisa menyimpan ratusan bahkan ribuan kontak pelanggan tanpa batas. Masih bingung harus membuat grup kontak apa saja? Berikut ada contoh macam-macam grup kontak yang bisa kamu buat.
Grup Kontak Launching Produk Baru
Ketika ingin launching produk baru, tentu bisnis akan gencar melakukan promosi agar awareness dan penjualan produk tersebut bisa meningkat. Kebanyakan launching produk diinformasikan lewat media sosial, tetapi kamu bisa memberikan sentuhan personal dengan mengirimkan informasi launching produk ini secara eksklusif ke seluruh pelanggan menggunakan platform WhatsApp atau SMS.
Grup Kontak Pelanggan Baru
Welcome messages lebih dari sekadar sapaan sederhana, pesan ini mampu memikat pelanggan lewat kesan positif sehingga menciptakan hubungan baik antara bisnis dan pelanggan. Welcome messages atau pesan selamat datang biasanya dikirimkan kepada pelanggan yang baru mendaftar pertama kali.
Kamu bisa membuat grup kontak khusus pelanggan baru yang diupdate secara mingguan untuk dikirimkan welcome messages. Buat pesan semakin menarik dengan memberikan promo eksklusif atau voucher diskon untuk melakukan pembelanjaan pertama kali.
Grup Kontak Pelanggan Setia
Di samping pelanggan baru, tentu ada pelanggan lama atau lebih sering dipanggil pelanggan setia. Pelanggan setia ini adalah alasan mengapa sebuah bisnis tetap ada. Oleh karena itu, penting untuk menjaga loyalitas dari pelanggan setia. Memberikan penawaran dan promosi eksklusif ke pelanggan setia menjadi cara efektif bagi bisnis untuk mempertahankan pelanggan dan mendorong mereka untuk tetap berbelanja produk dari bisnismu.
Pelanggan setia (loyal customer) rela mengeluarkan uang lebih banyak dan merekomendasikan produk kepada teman atau keluarga dibandingkan dengan pelanggan baru. Sangat penting untuk menghargai loyalitas mereka, salah satunya lewat penawaran eksklusif. Kamu bisa membuat grup kontak khusus bagi pelanggan yang rutin melakukan pembelian dalam kurun waktu tertentu.
Grup Kontak untuk Win-Back Customer
Setiap bisnis sangat mungkin kehilangan pelanggan jika tidak dipertahankan dengan baik. Membuat grup kontak berisi pelanggan lama yang sudah tidak berbisnis denganmu bisa dilakukan untuk menarik kembali mereka. Dengan grup kontak yang dibuat ini, kamu bisa mengirimkan promosi khusus agar pelanggan tersebut mau menggunakan produk dari bisnismu lagi.
Langkah Membuat Grup Kontak di OCA Blast Lite
1. Masuk ke Dashboard OCA Blast Lite. Login melalui halaman https://sso.ocaindonesia.co.id/user/login/.
2. Klik menu Contacts. Kemudian, klik Create Contact Group di bagian kanan atas.
3. Pilih cara kamu menambahkan kontak ke kontak management. Terdapat tiga pilihan untuk menambahkan kontak, yakni dengan mengunggah file format .csv atau .txt, manual, atau dengan copy dan paste.
Cara menambahkan kontak secara manual
- Pilih Add Contact Manually. Tentunya, dengan pilihan ini kamu perlu menginput nomor dan nama pelanggan satu per satu. Kamu juga bisa menambahkan variabel lain dengan klik + berwarna hijau. Lihat contoh seperti pada nomor 1 dan 2.
- Untuk menambah baris kontak, klik Insert New Row di nomor 3.
- Klik Next: Preview Contacts untuk melanjutkan ke tahap berikutnya seperti yang tertera pada nomor 4.
- Ketika ingin menyimpan daftar kontak, kamu memiliki 2 pilihan untuk menyimpannya di grup kontak baru atau menambahkan ke grup kontak yang sudah ada.
- Beri nama grup kontak apabila kamu memilih untuk menambahkan ke grup kontak baru. Apabila kamu memilih Add to existing contact group, akan ada pilihan daftar kontak grup yang sudah dibuat sebelumnya.
- Apabila semua sudah sesuai, klik Complete Add Contacts. Pembuatan grup kontak baru dengan cara manual selesai.
Cara menambahkan kontak dengan copy paste
- Pilih Copy and Paste untuk menambahkan kontak dengan cara disalin. Maksimal jumlah yang disalin adalah 200 kontak untuk sekali unggah.
- Setelah semua kontak selesai disalin, klik Next: Preview Contacts.
- Ketika ingin menyimpan daftar kontak, kamu memiliki 2 pilihan untuk menyimpannya di grup kontak baru atau menambahkan ke grup kontak yang sudah ada.
- Beri nama grup kontak apabila kamu memilih untuk menambahkan ke grup kontak baru. Apabila kamu memilih Add to existing contact group, akan ada pilihan daftar kontak grup yang sudah dibuat sebelumnya.
- Apabila semua sudah sesuai, klik Complete Add Contacts. Pembuatan grup kontak baru dengan cara manual selesai.
Dengan menerapkan tips-tips ini, kamu dapat mengelola grup kontak pelanggan dengan lebih efektif dan membangun hubungan yang lebih kuat dengan pelanggan. Manajemen grup kontak yang baik dapat membantu kamu meningkatkan loyalitas, retensi pelanggan, hingga menciptakan pengalaman pelanggan yang lebih baik lewat personalisasi. Buat grup kontak berisi ratusan hingga ribuan pelanggan, maksimalkan promosi bisnismu dengan target audiens yang sesuai. Pakai OCA Blast Lite sekarang!
Leave a Reply