Dibelahan bumi manapun, pemerintahan yang terlihat kurang efisien dalam pekerjaannya akan diserang oleh rakyatnya. Pemerintahan juga merupakan salah satu bagian dari negara yang dianggap memerlukan CRM.
Karena banyak kritik sana sini, banyak instansi dalam pemerintah berlomba-lomba untuk “update” kemampuan mereka untuk imbangi gelombang digitalisasi. Tapi yang jadi masalah adalah, sering kali pilhannya kurang tepat atau dampaknya belum berasa karena penggunaannya juga gak tepat.
Nah, karena itu, kita akan bahas salah satu teknologi yang lagi banyak digunakan oleh instansi pemerintahan dari yang daerah hingga pusat. CRM (Customer Relation Manager) tapi karena ini pemerintahan, mungkin kita akan menyebutnya Constituent Relationship Management.
CRM yang digunakan oleh pemerintahan ini akan sangat membantu dalam menjaga komunikasi dan hubungan baik dengan rakyat tanpa harus menambah pekerjaan anggota pemerintah. Dengan bantuan CRM pekerjaan yang berhubungan dengan komunikasi akan jadi berbasi cloud yang bisa meningkatan efisiensi kerja, penggunaan biaya lebih efektif, dan menjadikan komunikasi yang lebih baik jadi nyata.
Ada 4 hal yang akan sangat terbantu dengan CRM:
- Automasi pekerjaan
- Pengadaan
- Komunikasi dengan rakyat
- Rekrutmen dan kualitas kinerja PNS
Hah? Kok bisa sih? Bisa dong. CRM adalah salah satu sistem yang sangat flexibel. Inti dari CRM adalah penggunaan teknologi dalam melakukan manajemen. Coba nih kita jelasin lebih rinci.
Automasi pekerjaan
Eits, jangan salah sangka ya, automasi pekerjaan bukan berarti teknologi akan mengambil alih semua pekerjaan dan banyak orang akan dipecat ya. Automasi disini malah ada untuk mempermudah dan meningkatkan kualitas kerja penggunanya loh.
Jika pemerintahan ingin meningkatkan kualitas dan efesiensi kerjanya, maka pilihan paling tepat adalah CRM. Karena sebenarnya, hampir semua jenis pekerjaan paling tidak 30% bagiannya mengalami automasi loh. Nah sekarang bagaimana nih pemerintahan bisa mengadaptasi automasi dengan CRM?
Dengan CRM, pemerintah bisa memberikan pegawainya kesempatan untuk memberikan perhatian lebih dan meningkatkan kualitas di pekerjaan lainnya. Loh kenapa bisa? Karena pekerjaan yang simple tapi berulang dan selalu seperti itu terus, bisa dikerjaan dengan CRM. Misalnya kamu membutuhkan mengirim surat edaran melalui email ke rakyat di suatu daerah, cukup dengan satu klik di CRM saja kamu sudah bisa mengirim ke ribuan orang.
Mempercepat proses pengadaan
Jika kamu memahami bagaimana pengadaan yang ada di pemerintahan, kamu pasti paham betul bagaimana rumitnya semua proses yang harus dikerjakan. Semua kebutuhan pengadaan yang panjang ini menyulitkan dalam menjaga dan membuat kontrak jadi tidak efisien. CRM bisa membantu kamu untuk mempercepat proses dari pengadaan.
Meningkatkan komunikasi dengan rakyat
Keuntungan paling besar menggunakan CRM adalah pemerintah bisa meningkatkan kualitas komunikasi dengan rakyat. Komunikasi yang baik adalah salah satu kunci untuk meningkatkan kepercayaan rakyat loh.
Coba kita ambil contoh bagaimana bisnis di berbagai industri menggunakan CRM. Mereka bisa meningkatkan komunikasi dengan konsumennya untuk meningkatkan kepercayaan terhadap brandnya. Selain itu mereka juga mengelola kontak, melakukan follow-up, meningkatkan sales, semuanya dengan CRM.
Kalau dalam pemerintahan, penggunaannya akan sangat mirip namun disesuaikan dengan kebutuhan pemerintah. Jadi komunikasi bukan kepada konsumen namun kepada raykat di daerah terkait seperti kota, kabupaten, provinsi, atau satu negara. Dengan CRM pemerintah bisa menyebarkan informasi langsung kepada rakyat.
Ada dua contoh menarik yang bisa kita bahas. Pertama adalah membantu masyarakat untuk mendapatkan pelayanan seperti pelaporan masalah atau pengajuan bantuan. Menggunakan CRM yang ditambah dengan chatbot, pemerintah bisa memberikan wadah pengaduan berbasis self-service. Selain lebih mudah untuk rakyat menyuarakan keinginannya, pemerintah juga menjadi terbantu. Dengan CRM yang menggunakan chatbot semua aduan bisa masuk secara otomatis tanpa harus membutuhkan tenaga lebih.
Contoh kedua adalah pemerintah bisa menjadi sumber informasi terpercaya untuk menghindari hoax. Contohnya saja langkah yang harus diambil oleh rakyat untuk mendapatkan layanan vaksin booster. Instansi terkait dalam pemerintah bisa menyebarkan informasi akurat dengan cepat ke semua lapisan masyarakat menggunakan semua channel yang ada, misalnya mengirim ke WhatsApp atau langsung melakukan call.
Oke, masih banyak contoh lain dari komunikasi menggunakan CRM yang bisa pemerintah lakukan. Inti dari semuanya adalah CRM bisa menjadi jembatan penghubung komunikasi dengan masyarakat yang lebih efisien dan berdampak baik ke kepercayaan mereka.
Rekrutmen dan menjaga kualitas kinerja PNS
Kunci dari CRM adalah mengorganisir, tapi tidak hanya organisir kearah keluar, namun juga kedalam sistem pemerintahan itu sendiri. Ada banyak contoh penggunaan CRM yang sangat membantu internal pemerintahan. Contohnya, pemerintah bisa menggunakan CRM untuk komunikasi internal, misalnya penjadwalan rapat atau bahkan sebagai wadah penerimaan pegawai baru.
Penerimaan pegawai sendiri bisa jauh lebih mudah jika semua prosesnya dibantu dengan CRM. Misalnya semua pertanyaan dan informasi bisa ditangani menggunakan CRM.
Banyak orang percaya komunikasi yang baik dalam suatu instansi bisa meningkatkan kinerja. Bayangkan betapa mudahnya jika PNS bisa mengadu melalui CMS yang menjaga kerahasiaannya. Kebutuhan dari pegawai juga akan mudah tercatat dengan CRM, misalnya pengajuan cuti atau pengajuan yang lainnya.
Apa ada layanan CRM yang terpercaya di Indonesia
Oke, sebagai pemerintah tentunya perlu menimbangkan banyak hal selain kapabilitas dari CRM. Salah satunya adalah keamanan dan kerahasiaan data.
OCA adalah salah satu penyedia software CRM yang terpercaya di Indonesia. Selain karena OCA adalah bagian dari Telkom Indonesia, OCA sudah berpengalaman bekerja dengan instansi pemerintahan dan memahami kebutuhan, regulasi, dan perihal legalitas yang ada.
Untuk mengetahui lebih tentang layanan yang ada di OCA, kami akan menyediakan demo produk. Hubungi kami melalui kontak dibawah ini:
[Button: Contact Us]