Pesan otomatis WA sangat membantu perusahaan yang bergerak dalam berbagai industri. Perusahaan bisa terhubung langsung dengan ribuan pelanggan dan menyampaikan pesan marketing dengan cepat dan efektif.
Tapi tahukah kamu kalau WA bulk sender bisa terkena larangan karena dianggap sebagai pesan spam? WhatsApp memiliki kebijakan yang ketat supaya bisa mencegah spam dan pesan yang tak diinginkan. Karena itu, mengirim pesan bulk bisa berisiko. Lalu bagaimana caranya agar tidak dianggap spam? Cari tahu info lengkapnya di sini!
Apa Itu Pesan Otomatis WA?
Pesan otomatis WA adalah fitur dalam WA Business yang memungkinkan penggunanya untuk membuat pesan dan mengirimnya secara otomatis. Pesan yang dikirimkan bisa berupa pesan marketing, bisa juga pesan otomatis untuk merespons pesan yang masuk.
Pesan otomatis WA penting bagi bisnis dan profesional untuk mengatur komunikasi dengan banyak pelanggan sekaligus atau pada waktu di luar jam operasional. Pesan otomatis WA yang dikirimkan dalam jumlah banyak harus mengikuti syarat dan ketentuan yang diberlakukan WhatsApp.
Apabila akun WA Business kita terlibat aktivitas yang menyalahi syarat dan ketentuan dari WhatsApp, ada risiko akun dilarang mengirim pesan bulk lagi ke depannya. Tentu saja ini akan berpengaruh buruk pada kegiatan operasional bisnis dan reputasi perusahaan.
Cara Mengirim Pesan Otomatis WA ke Ribuan Pelanggan
Ada 2 cara mengirimkan pesan otomatis WA ke ribuan pelanggan sekaligus, yaitu
1. Menggunakan WhatsApp Business
Kalau sudah memiliki akun WA Business, kamu bisa langsung menggunakan fitur Broadcast. Fitur ini memungkinkan penggunanya untuk mengirim pesan ke beberapa kontak dalam waktu yang sama. Cara mengirimnya cukup mudah, cukup ikuti beberapa langkah di bawah ini:
- Buka aplikasi WhatsApp Business
- Masuk ke tab Chats
- Klik ikon New Message di sudut kanan atas
- Pilih opsi Broadcast Lists
- Klik tombol Create New
- Masukkan nama untuk Broadcast List dan tambahkan kontak yang ingin dimasukkan ke daftar tersebut
- Klik tombol Create
- Kembali ke tab Chats dan klik Broadcast List yang baru saja kamu buat
- Ketik pesannya di boks pesan
- Cek kembali apakah ada typo dan apakah semua info yang penting sudah ditulis atau belum
- Jika sudah yakin, klik tombol Send untuk mengirim ke semua daftar kontak.
Satu hal yang perlu diingat adalah Broadcast List hanya bisa digunakan untuk mengirim pesan ke kontak yang sudah menyimpan nomor telepon bisnismu ke daftar kontak mereka. Jadi mereka memang bersedia mendapatkan pesan marketing dari perusahaanmu.
2. Menggunakan WhatsApp Business API
Cara berikutnya adalah lewat WhatsApp Business API, yang fiturnya lebih canggih dibandingkan WA Business reguler. Dengan WA Business API, kita dapat mengirim pesan bulk ke banyak nomor sekaligus tanpa perlu menyimpan semua kontak.
Berikut ini adalah langkah yang harus dilakukan untuk mengirimkan pesan bulk di WA Business API:
- Pertama, perusahaan harus membuat akun WA Business API terlebih dulu dengan cara bekerja sama dengan Official WhatsApp Partner atau Business Solution Provider.
- Setelah sudah memiliki akun WA Business API, susun daftar kontak untuk mengirim pesan bulk.
- Pilih nomor kontak dan masukkan ke daftar kontak.
- Setelah itu, buat template pesan, isinya tentu tergantung kebutuhan perusahaan, bisa berupa pesan promosi, info berupa teks, gambar, video, atau dokumen.
- Pesan harus tidak mengandung kata atau kalimat bersifat hard selling, seperti diskon, promosi, buy 1 get 1, dan semacamnya.
- Setelah template pesan disetujui oleh WhatsApp, klik tombol Submit untuk mengirim pesan bulk ke daftar kontak yang sudah dibuat sebelumnya.
- Tunggu selama beberapa menit dan sistem WA akan bekerja secara otomatis untuk mengirimkan pesan ke semua pelanggan yang ada di dalam daftar.
Sebagai tambahan, sangat penting untuk menggarisbawahi bahwa pengirim harus mengikuti kebijakan dari WhatsApp Business Api. Ini termasuk mendapat persetujuan dari pelanggan sebelum mengirim pesan ke mereka dan menghormati privasi pelanggan.
Tips Mengirim Pesan Otomatis WA dengan Aman
Ada beberapa hal yang bisa dilakukan untuk terhindar dari filter spam di WhatsApp Business, yaitu:
1. Kirim Pesan Hanya dengan WA Business atau WA Business API
Sebenarnya masih ada satu cara lagi untuk mengirimkan pesan otomatis WA ke ribuan pelanggan, yaitu dengan menggunakan software maupun aplikasi yang tidak resmi. Cara ini merupakan pelanggaran syarat dan ketentuan WhatsApp, karena itu akan sangat berisiko.
Mengirimkan pesan bulk melalui software dan aplikasi semacam ini memang bisa lebih mudah karena bisa menggunakan nomor telepon virtual. Tapi cara ini sangat tidak direkomendasikan karena tidak dapat diandalkan dan sangat berisiko merusak akun WA Business perusahaan dan merusak reputasinya juga.
2. Dapatkan Persetujuan Pelanggan Sebelum Mengirim Pesan
Ini merupakan salah satu hal yang harus dipenuhi saat menggunakan WhatsApp Business dan WhatsApp Business API. Supaya terhindar dari filter spam saat mengirim pesan WA bulk, pastikan untuk mendapat persetujuan dulu dari pelanggan. Kalau pelanggan tidak setuju mendapat pesan bulk, maka risiko terkena larangan bisa kita dapatkan.
3. Hargai Privasi Pelanggan
Dalam mengirimkan pesan bulk di WA Business, jangan sampai membuka atau menggunakan info pribadi pelanggan di luar tujuan komunikasi. Kalau sampai ketahuan melanggar privasi pelanggan, maka sangat berisiko melanggar kebijakan yang sudah dibuat oleh tim WhatsApp.
4. Ikuti Semua Aturan WhatsApp untuk Mengirim Pesan Bulk
WhatsApp memiliki kebijakan yang sangat spesifik terkait mengirim pesan otomatis dalam jumlah banyak sekaligus. Ini termasuk jumlah pesan yang bisa dikirimkan satu akun dalam satu hari. Selain itu, ada juga peraturan terkait konten pesan. Pastikan untuk mempelajari apa saja peraturan yang diberlakukan supaya tidak salah membuat template.
5. Gunakan Metode Opt-in
Untuk mengonfirmasi apakah pelanggan memang bersedia menerima pesan dari bisnismu, gunakan metode opt-in seperti subscribe untuk buletin, mengisi survei, atau mengisi formulir untuk mendapatkan update.
6. Monitor Rata-rata Respons di Tiap Pesan Otomatis
Tidak semua pesan otomatis WA mendapatkan rata-rata respons yang tinggi. Itu artinya pelanggan tidak tertarik dengan pesan tersebut. Kalau ini yang terjadi, maka sebaiknya stop dulu mengirim pesan WA dalam jumlah banyak pada pelanggan tersebut untuk menghindari akun terkena larangan dari WhatsApp.
Agar tidak terkena filter spam, bisnismu bisa menggunakan CRM software yang menyediakan layanan WA blast. Salah satunya OCA Indonesia dengan produknya, OCA Blast. Tak hanya mengirim pesan blast di WA saja, tapi produk ini juga bisa diterapkan di SMS dan email. Yuk, coba layanannya sekarang!
Leave a Reply