Aplikasi WhatsApp Business API menjadi solusi cepat, akurat, serta efektif bagi banyak bisnis untuk berkomunikasi dengan para pelanggan mereka. Namun, untuk menjaga kualitas komunikasi, platform Meta dan WhatsApp menetapkan aturan ketat kepada bisnis yang menggunakan WhatsApp API supaya tidak menyebabkan spam dan ketidaknyamanan bagi pengguna WhatsApp secara keseluruhan salah satunya melalui template pesan. Mengapa template WhatsApp ini penting dan bagaimana template ini dapat mendukung efektivitas bisnis? Simak ulasan lengkap melalui artikel OCA berikut!
Apa itu Template WhatsApp?
Template WhatsApp didefinisikan sebagai format pesan yang dapat digunakan bisnis untuk berkomunikasi dengan pelanggan mereka di WhatsApp. Tujuan utama adanya template untuk memastikan konsistensi pesan, profesionalitas, serta pengalaman konsisten.
Hal ini sangat berguna terutama untuk akun WhatsApp Business resmi yang memerlukan respons atau pemberitahuan sesuai SOP. Ketika kamu mendengar tentang template WhatsApp, istilah ini berkaitan pada format-format yang telat ditetapkan untuk menjadikan komunikasi bisnis lebih efisien dan terstandarisasi. Berikut beberapa alasan mengapa template WhatsApp penting:
- Mematuhi kebijakan WhatsApp
- Mempercepat proses pengiriman
- Konsistensi pesan
- Meningkatkan interaksi dengan pelanggan
- Meningkatkan keamanan dan perlindungan data
Perlu diingat bahwa seluruh template WhatsApp yang dibuat oleh bisnis perlu mendapat persetujuan Meta terlebih dahulu untuk melihat apakah isi pesan mematuhi ketentuan dan kebijakan WhatsApp. Template ini terbagi atas beberapa kategori, yaitu Template Marketing, Template Utilitas, dan Template Autentikasi.
Berbagai Kategori Template WhatsApp di Akun WhatsApp Business API
Kategori Template Marketing
Template marketing adalah kategori template WhatsApp yang memungkinkan bisnis untuk menghasilkan awareness hingga mendorong penjualan. Sifat template marketing ini paling fleksibel diantara template lainnya. Template marketing bisa digunakan untuk berbagai jenis pesan pemasaran, seperti pengumuman diskon, pengingat promosi, peluncuran produk baru, atau undangan acara.
Konten pesan yang dianggap sebagai kategori template marketing juga termasuk dengan template campuran (gabungan antara template utility dan marketing), serta template dengan konten tidak terstruktur. Seperti template berisi hanya konten {[list produk]} atau {[selamat]}). Berikut ini adalah contoh template marketing di WhatsApp Business API:
| Tujuan Pesan | Tujuan Bisnis | Contoh Template |
| Awareness | Meningkatkan awareness produk, layanan, dan bisnis kepada pelanggan yang telah terdaftar dan setuju untuk menerima pesan dari bisnis kamu. | “Tahukah Anda? Kami menginstal menara baru di daerah Anda sehingga Anda dapat menikmati pengalaman jaringan yang lebih baik. Untuk mempelajari selengkapnya, kunjungi situs kami {{1}}.””Natal sudah dekat! Bergabunglah dengan kami di {{1}} tanggal 24 Oktober ini untuk merayakan bersama teman dan keluarga. Untuk detail selengkapnya tentang acara kami, klik {{2}}.””Mencari tempat berlibur musim gugur ini? Resor terbaru kami baru saja dibuka di {{1}}: tempat yang sempurna untuk rileks dan beristirahat. Pelajari selengkapnya di sini: {{2}}” |
| Penjualan | Mengirimkan promo kepada pelanggan seperti kupon yang bertujuan untuk meningkatkan penjualan. | “Tingkatkan ke kabin Premium kami untuk menikmati lebih banyak manfaat, seperti ruang kaki tambahan dan boarding prioritas. Klik {{1}} atau masuk ke aplikasi kami untuk meningkatkan.””Anda telah disetujui di muka untuk kartu kredit kami! Nikmati promo perkenalan {{1}} jika Anda mendaftar melalui tautan personalisasi: {{2}}. “”Jangan lupa! Hanya hari ini, dapatkan poin ganda untuk pembelian Anda. Kunjungi toko terdekat dan gunakan nomor telepon Anda saat membayar.” |
| Promosi Aplikasi | Mengarahkan pelanggan untuk mengunduh aplikasi atau melakukan tindakan tertentu di aplikasi milik bisnis. | “Terima kasih telah menggunakan aplikasi kami. Kami perhatikan, Anda belum menggunakan fitur terbaru kami: {{1}}. Klik di sini {{2}} untuk mempelajari selengkapnya tentang manfaat fitur ini bagi Anda.””Hanya dalam aplikasi: diskon 20% minggu ini! Gunakan kode diskon SUMMER20 untuk gaya tertentu. Untuk mengunduh aplikasi kami, klik di sini: {{1}}.””Halo {{1}}, teman Anda {{2}} baru saja bergabung dengan komunitas kita. Kirimkan pesan selamat datang: {{1}}” |
| Menjalin Hubungan Pelanggan | Pesan personalisasi relevan bertujuan untuk memperkuat hubungan bisnis dengan pelanggan. | “Menjelang akhir tahun, kami merenungkan apa yang mendorong kami: Anda. Terima kasih telah menjadi pelanggan yang berharga. Semoga kami bisa terus melayani Anda.””Halo, saya adalah asisten virtual yang baru. Saya bisa membantu Anda menemukan produk atau memberikan dukungan. Silakan hubungi saya jika perlu bantuan.” |
Kategori Template Utility
Template utility atau utilitas dalam WhatsApp Business API adalah pesan dengan format khusus yang dirancang untuk keperluan operasional atau layanan yang sedang berlangsung, seperti notifikasi transaksi, pengingat tagihan, ataupun pembaruan status pesanan pelanggan. Berbeda dari template marketing dengan tujuan promosi, template utility lebih fokus pada komunikasi penting yang mendukung pengalaman pelanggan, sehingga memastikan mereka mendapat informasi terkini terkait transaksi tertentu. Berikut contoh penggunaan template utility di WhatsApp:
| Tujuan Pesan | Tujuan Bisnis | Contoh Template |
| Informasi Pesanan | Konfirmasikan, perbarui, atau batalkan pesanan atau transaksi dengan pelanggan menggunakan detail transaksi tertentu di body pesan Anda. | “Terima kasih! Pesanan Anda {{1}} telah dikonfirmasi. Kami akan memberi tahu Anda begitu paket Anda dikirim.””Hore! Paket Anda dari pesanan {{1}} sedang dikirim. Nomor pelacakan Anda adalah {{2}} dan perkiraan tanggal sampai adalah {{3}}. “”Sayangnya, satu barang dari pesanan Anda {{1}} stoknya habis dan harus backorder (dipesan dahulu). Kami akan menindaklanjuti dengan estimasi tanggal pengiriman. Jika Anda ingin membatalkan dan menerima pengembalian dana, silakan klik di sini: {{2}}” |
| Pemberitahuan Pembaruan Akun | Kirimkan pembaruan akun penting, termasuk pemberitahuan sensitif waktu, informasi keamanan, pengingat pembayaran, dan informasi lain yang relevan dengan produk dan layanan yang sudah dibeli atau berlangganan. | “Pengingat: Pembayaran bulanan Anda untuk langganan {{1}} akan ditagih pada tanggal {{2}} ke kartu yang telah Anda simpan di file. “”Untuk menyelesaikan pengaturan profil Anda, Anda perlu mengunggah foto. Silakan klik di sini untuk mengunggah: {{1}}.””Produk yang Anda pesan {{1}} di {{2}} telah ditarik. Silakan klik di sini {{3}} untuk mempelajari selengkapnya.” |
| Melanjutkan Percakapan di WhatsApp | Kirimkan pesan untuk memulai interaksi di WhatsApp yang dimulai di saluran lain. Pesan-pesan ini seharusnya tidak dimulai tanpa pengguna meminta percakapan dipindahkan ke WhatsApp. | “Halo! Saya melihat Anda meminta dukungan melalui obrolan online kami. Saya adalah asisten virtual di WhatsApp. Ada yang bisa saya bantu?””Halo {{1}}, kami sedang menindaklanjuti panggilan telepon Anda dengan layanan pelanggan di {{2}}. Kasus Anda telah maju ke langkah berikutnya. Silakan masuk ke akun Anda untuk melanjutkan: {{3}}.” |
Kategori Template Autentication
Template Authentication adalah jenis template yang dipakai untuk mengirim kode verifikasi berisi 4-8 kode alfanumerik sebagai langkah untuk menjaga keamanan. Template ini biasanya digunakan pada saat login, pemulihan akun, ataupun autentikasi transaksi. Kategori template ini paling banyak memiliki batasan tertentu agar bisa dikategorikan sebagai template autentikasi, seperti:
- Pakai template standar WhatsApp: Template autentikasi harus mengikuti format khusus yang sudah ditentukan oleh WhatsApp. Format ini bisa mencakup hal-hal opsional seperti peringatan keamanan atau penjelasan bahwa kode punya batas waktu.
- Tombol khusus untuk kode: Bisnis bisa menambahkan tombol yang memudahkan pengguna untuk langsung menyalin atau menggunakan kode sekali pakai tersebut.
- Aturan ketat konten: Di template autentikasi, tidak boleh ada URL (alamat situs), gambar, video, atau emoji. Pesannya harus sangat sederhana, fokus ke kode autentikasi saja. Bahkan, panjang karakter untuk informasi yang berubah (parameter) juga dibatasi, maksimal 15 karakter.
Berikut contoh Template Autentication di WhatsApp:
| Tipe Pesan | Contoh Pesan |
| Kode Autentikasi | “{{1}} adalah kode verifikasi Anda.””{{1}} adalah kode verifikasi Anda. Demi keamanan Anda, jangan bagikan kode ini.””{{1}} adalah kode verifikasi Anda. Kode ini kedaluwarsa dalam 15 menit.” |
Banyaknya batasan di template autentikasi WhatsApp meluncurkan kebijakan yang berlaku mulai 1 Oktober 2024, bahwa pengguna akun WhatsApp Business API dapat menggunakan template autentikasi yang telah disediakan WhatsApp pada template library. Template Library ini berisi konten tetap yang tidak dapat diedit, tetapi tetap memiliki parameter yang bisa disesuaikan, seperti nama penerima ataupun nama bisnis.
Status Validasi Kategori Template WhatsApp
Selepas mengajukan template, bisnis akan diminta untuk menunggu apakah template yang sudah diajukan bisa langsung digunakan atau tidak. Ada beberapa aturan sederhana yang perlu diingat. Saat mengajukan template ini, bisnis harus memilih kategori yang sesuai—misalnya untuk promosi, pemberitahuan, atau keamanan (autentikasi). Setelah template diajukan, WhatsApp akan memeriksa apakah kategori yang dipilih sesuai dengan isi pesan tersebut. Perlu dicatat bahwa OCA hanya berperan sebagai alat untuk mengajukan template, sedangkan proses validasi template dilakukan langsung oleh Meta sesuai dengan ketentuan dan kebijakan yang berlaku.
Di dalam proses pengecekan, template yang diajukan bisnis akan mendapat salah satu dari tiga status berikut:
- Disetujui (APPROVED)
WhatsApp setuju dengan kategori dan isi template yang diajukan. Template ini bisa langsung dipakai untuk mengirim pesan ke pelanggan. Jika template disetujui, bisnis akan diberi tahu lewat email dan notifikasi di aplikasi Pengelola WhatsApp.
- Tertunda (PENDING/IN REVIEW):
Status Pending/In Review saat mengajukan template berarti pihak WhatsApp masih meninjau isi template-nya. Ini hanya soal waktu; hasil tinjauan akan diberitahu lewat email dan notifikasi. Jika lolos, status akan berubah menjadi APPROVED. Jika tidak, akan berubah menjadi REJECTED.
- Ditolak (REJECTED):
WhatsApp tidak setuju dengan kategori template yang dipilih. Bisnis akan diberi tahu lewat email dan notifikasi di Pengelola WhatsApp. Jika status REJECTED, bisnis bisa mencoba beberapa hal berikut:
- Buat template baru dengan kategori yang lebih sesuai.
- Ubah kategori template yang sudah ada.
- Minta tinjauan ulang atas template yang diajukan.
- Biasanya, template untuk autentikasi (template autentikasi) lebih cepat disetujui karena kontennya sudah mengikuti format keamanan standar WhatsApp.
Dengan memahami dan memanfaatkan kategori template WhatsApp ini, bisnis dapat meningkatkan efektivitas komunikasi dan memberikan pengalaman pelanggan yang lebih baik. Template marketing, utility, dan authentication masing-masing memiliki fungsi dan manfaat yang spesifik. Melalui pemilihan dan penerapan yang tepat, template WhatsApp dapat membantu bisnis mencapai tujuan mereka dengan lebih mudah dan profesional.
Dapatkan akun WhatsApp Business API untuk Bisnismu pakai OCA. Konsultasikan kebutuhanmu secara gratis sekarang!
