Proses mengelola data pelanggan dengan rapi sering kali menjadi tantangan dalam operasional chatbot. Variabel data yang digunakan untuk menyimpan informasi pelanggan tersebar di berbagai tempat, sehingga sulit mendapatkan gambaran lengkap mengenai interaksi yang terjadi.
Mengatasi kendala tersebut, OCA menghadirkan fitur Variable Management memudahkan proses pelacakan dan analisis data dalam percakapan pelanggan. Sebelumnya, jawaban pelanggan yang tersimpan dalam variabel hanya bisa dilihat dengan membuka conversation history satu per satu. Selain itu, pembuatan variabel sebelumnya hanya bisa dilakukan melalui canvas editor dengan elemen user input. Namun, tidak ada halaman yang menampilkan daftar variabel yang telah dibuat oleh pengguna dalam satu akun AI yang mencakup berbagai project chatbot dan variabel.
Dengan fitur Variable Management, bisnis dapat mengelola berbagai variabel (respons pelanggan) di chatbot dengan lebih mudah, sekaligus memastikan data pelanggan tersimpan dengan rapi.
Apa Itu Variable dan Variable Management di dalam Chatbot?
Variable adalah tempat penyimpanan data yang digunakan chatbot untuk menyimpan jawaban atau informasi yang diberikan oleh pengguna dalam percakapan. Dengan variable, chatbot dapat mengingat dan menggunakan kembali informasi tersebut. Sementara itu, Variable Management adalah menu yang dikhususkan untuk mengelola respons pelanggan di dalam chatbot. Agar data yang dikumpulkan dari jawaban pengguna tetap rapi, terstruktur, dan mudah digunakan.
Supaya lebih mudah untuk dipahami anggaplah Variable sebagai kotak untuk menyimpan surat berisi “keluhan”, “kritik dan saran”, dan “kendala”. Semua surat-surat tersebut terpisah dan disimpan di dalam tiga kotak surat berbeda, tergantung pada isinya. Nah, Variable Management adalah tempat untuk mengamankan ketiga kotak surat dan menyimpannya di dalam rak yang dinamai “Feedback User”.
Ketika pelanggan mengirim pesan, chatbot akan menempatkan jawaban mereka ke kotak surat yang sesuai (variable). Nanti, bisnis bisa membuka dan mengecek isi kotak surat ini untuk memahami kebutuhan pelanggan dan mengambil tindakan yang diperlukan. Jadi, Variable Management adalah tools yang digunakan oleh user untuk mengelola respons dari pelanggan supaya datanya lebih mudah digunakan dan dianalisis sesuai kebutuhan.
Tentunya, kehadiran fitur variable management memberikan manfaat untuk bisnismu, seperti:
- Meningkatkan efisiensi pengelolaan data chatbot, sehingga tim tidak perlu mencari variabel secara manual.
- Memudahkan analisis data pelanggan, membantu tim marketing atau operasional dalam mengambil keputusan yang lebih tepat.
- Mengurangi risiko duplikasi dan kesalahan data, memastikan informasi pelanggan tetap akurat dan terorganisir.
Apa yang Baru di Fitur Variable Management?
Membuat dan Mengedit Variable
Kini, pengguna OCA AI dapat dengan mudah membuat, membaca, memperbarui, dan menghapus variabel yang digunakan dalam chatbot. Cukup akses menu Variable Management, kemudian tab Variable. Lalu, buat variabel baru, dan langsung gunakan dalam flow chatbot Anda.
Dengan fitur ini, setiap variabel yang digunakan dalam chatbot akan lebih tertata, sehingga memudahkan Anda dalam melakukan perubahan atau pengecekan data.
Variable Group Response
Fitur Variable Group Response hadir untuk membantu Anda mengorganisir variabel dengan lebih rapi. Dengan fitur ini, Anda dapat:
- Mengelompokkan variabel berdasarkan chatbot yang digunakan.
- Melihat daftar user yang telah berinteraksi dengan chatbot dan data yang mereka input ke dalam variable.
- Mengelola informasi pelanggan dengan lebih mudah dan sistematis.
Fitur ini sangat berguna bagi tim yang ingin melakukan analisis mendalam terhadap perilaku pelanggan dan memahami bagaimana interaksi chatbot dapat ditingkatkan.
Download Variable Responses
Salah satu tantangan dalam mengelola chatbot adalah mengolah data hasil percakapan. Kini, Anda dapat mengunduh semua data variabel yang telah diisi oleh pelanggan dalam format Excel hanya dengan satu klik.
Fitur ini memungkinkan Anda untuk:
- Melakukan analisis data secara lebih mendalam.
- Menyimpan rekaman percakapan pelanggan dengan lebih rapi.
- Mengintegrasikan data chatbot dengan sistem lain yang Anda gunakan.
Cara Menggunakan Variable Management
Mengakses Halaman Variable Management
- Masuk ke dashboard utama OCA.
- Pilih menu “Variable Management”.
Membuat dan Mengelola Variabel
1. Masuk ke tab Variable.
2. Klik Create New Variable untuk menambah variabel baru.
3. Isi nama variabel sesuai standar (harus unik dan tidak mengandung karakter yang tidak diizinkan, seperti spasi).
4. Klik Create, dan variabel akan muncul di daftar.
5. Gunakan variabel dalam chatbot dengan memilih menu list chatbot project dan menambahkan variabel pada path flow yang diinginkan.
Membuat Variable Group Response
1. Pindah ke tab Variable Group Response.
2. Klik Create New Variable Group.
3. Isi nama grup (harus unik), pilih chatbot yang relevan, dan tentukan variabel yang ingin dikumpulkan.
4. Klik Create, dan data pelanggan akan mulai tersusun berdasarkan sesi percakapan.
Melihat Data Pelanggan dan Mengunduh Laporan
- Di tab Variable Group Response, pilih daftar user yang ingin dianalisis.
- Klik View All Responses untuk melihat detail data pelanggan.
- Klik Download Variable Responses untuk mengunduh data dalam format Excel.
Dengan fitur ini, Anda bisa dengan mudah mengakses, mengelola, dan menganalisis data pelanggan secara lebih efisien.
Variable Management hadir sebagai solusi untuk menyederhanakan pengelolaan data chatbot, memastikan variabel tersusun dengan rapi, dan mempermudah analisis data pelanggan. Dengan fitur ini, bisnis dapat lebih efisien dalam mengelola interaksi chatbot dan mendapatkan wawasan yang lebih mendalam tentang pelanggan mereka.
Coba fitur Variable Management sekarang dan optimalkan pengelolaan data chatbot Anda dengan lebih mudah!
Leave a Reply