Pertanyaan WhatsApp pelanggan di luar jam operasional bisnis seringkali terabaikan. Apabila pelanggan mengalami hal ini tentu mereka akan merasa kesal dan membuat pengalaman yang mereka alami kurang menyenangkan. Permasalahan seperti ini bisa diminimalisir dengan menggunakan WhatsApp auto messages yang memungkinkan bisnis merespon pertanyaan pelanggan kapanpun dan dimanapun.
WhatsApp auto messages atau biasa dikenal dengan auto reply WhatsApp merupakan fitur yang tersedia di WhatsApp Bisnis dan WhatsApp Bisnis API. Fitur ini bekerja berdasarkan kata kunci atau keyword populer yang sering diajukan pelanggan kepada bisnis. Dengan memanfaatkan fitur ini, pekerjaan agent customer service menjadi lebih ringan. Pelajari lebih lanjut mengenai WhatsApp auto messages dan cara membuatnya!
Apa Itu WhatsApp Auto Messages?
WhatsApp Auto messages merupakan pesan otomatis yang digunakan bisnis untuk membalas pesan pelanggan. Bisnis menggunakan auto reply WhatsApp agar bisa berkomunikasi lebih efektif dengan para pelanggan meski volume pesan masuk sedang tinggi, baik saat jam operasional maupun di luar jam operasional. Memanfaatkan fitur ini memungkinkan bisnis hadir 24/7 untuk memberikan pelayanan kepada pelanggan.
Umumnya bentuk WhatsApp auto messages atau auto reply merupakan FAQ. Salah satu contoh bentuk pesan otomatis di WhatsApp dapat kamu manfaatkan untuk memberi pemberitahuan kepada pelanggan, seperti “Terima kasih telah menghubungi kami. Anda menghubungi kami di luar jam operasional. Kami akan segera menghubungi Anda di jam operasional kami setiap hari mulai 08.00 – 20.00 WIB.”
Kelebihan Menggunakan Auto Reply WhatsApp
Menggunakan fitur auto reply di WhatsApp memiliki banyak kelebihan, terutama bagi bisnis yang ingin meningkatkan efisiensi komunikasi dan pelayanan pelanggan. Berikut adalah beberapa kelebihan menggunakan auto reply WhatsApp:
Respons Cepat
Auto reply memungkinkan bisnis memberikan respons instan kepada pelanggan. Ini penting karena pelanggan sering kali mengharapkan jawaban cepat atas pertanyaan mereka, dan respons yang cepat dapat meningkatkan kepuasan pelanggan.
Menghemat Waktu dan Tenaga
Dengan auto reply, bisnis dapat menghemat waktu dan tenaga yang seharusnya dihabiskan untuk merespons pertanyaan berulang. Pesan otomatis dapat diatur untuk menjawab pertanyaan umum seperti jam operasional, alamat, atau informasi produk.
Konsistensi dalam Komunikasi
Auto reply memastikan bahwa setiap pelanggan menerima jawaban yang konsisten dan akurat. Ini membantu menjaga profesionalisme dan reputasi bisnis.
Meningkatkan Produktivitas
Tim customer service dapat fokus pada masalah yang lebih kompleks dan memerlukan interaksi manusia, sementara pertanyaan dasar dan umum dapat ditangani oleh auto reply.
Memperbaiki Manajemen Pelanggan
Dengan auto reply, bisnis dapat mengatur pesan otomatis yang meminta informasi lebih lanjut dari pelanggan atau mengarahkan mereka ke departemen yang tepat. Ini membantu dalam manajemen pelanggan yang lebih baik dan lebih efisien.
Operasional 24/7
Auto reply memungkinkan bisnis tetap responsif meskipun di luar jam kerja. Pelanggan dapat menerima jawaban sementara atau informasi dasar kapan saja, sehingga meningkatkan pengalaman pelanggan secara keseluruhan.
Mengurangi Peluang Kesalahan
Pesan otomatis yang telah dipersiapkan dengan baik mengurangi peluang kesalahan manusia dalam merespons pesan. Ini memastikan informasi yang diberikan selalu benar dan sesuai standar perusahaan.
Meningkatkan Engagement
Auto reply dapat digunakan untuk meningkatkan engagement dengan mengirimkan pesan selamat datang kepada pelanggan baru, menginformasikan mereka tentang promosi terbaru, atau mengingatkan mereka tentang layanan yang tersedia.
Meningkatkan Kepuasan Pelanggan
Dengan memberikan layanan yang cepat dan efisien, auto reply dapat membantu meningkatkan kepuasan pelanggan. Pelanggan yang puas lebih mungkin untuk kembali dan merekomendasikan bisnis kepada orang lain.
Pemantauan dan Analisis
Bisnis dapat menggunakan data dari interaksi auto reply untuk menganalisis pertanyaan dan masalah umum yang dihadapi pelanggan. Ini dapat memberikan wawasan berharga untuk meningkatkan produk atau layanan di masa depan.
Cara Membuat WhatsApp Auto Messages di WhatsApp Business
Di era digital di mana pelanggan menantikan respons instan, balasan otomatis bisa meningkatkan kualitas percakapan fitur layanan pelanggan perusahaanmu dengan pelanggan. Tentu saja fitur ini hanya tersedia di akun WhatsApp Business dan WhatsApp Business API. Kalau belum memilikinya, pastikan untuk membuat akun terlebih dulu.
Sudah punya akunnya? Ini dia beberapa langkan membuat WhatsApp Auto Messages atau away messages:
1. Aktifkan Away Messages
Setelah akun WhatsApp Business perusahaanmu aktif, masuk ke dalam aplikasinya lalu tekan tiga titik yang ada di pojok kanan atas halaman Chat. Setelah itu, lakukan langkah di bawah ini:
- Klik menu Pengaturan
- Pilih opsi Pengaturan Bisnis
- Lalu klik Away Messages
- Aktifkan fitur ini dengan mengalihkan tombol ke sebelah kanan opsi Kirim Pesan.
2. Buat Away Messages Lebih Personal
Klik pesan untuk memasukkan pesan dan membuatnya lebih personal untuk pelanggan atau klien yang potensial. Ketik pesan yang sesuai dengan gaya perusahaan atau bisa pilih dari contoh yang ada tersedia di WhatsApp Business.
3. Beri Periode Waktu untuk Pesanmu
Atur waktu away messages sesuai kebutuhan perusahaan. Ada beberapa pilihan yang tersedia di WhatsApp Business, yaitu:
- Always Send: pilih opsi ini jika agen tidak bisa mengasistensi pelanggan dalam waktu lama. Misalnya di luar jam operasional mulai dari jam 20.00 – 08.00 keesokan paginya.
- Custom Schedule: pilih opsi ini jika ingin mengirim pesan otomatis pada beberapa waktu tertentu.
- Outside of Business Hours: pilih opsi ini saat seharian live agent tidak aktif. Misalnya beberapa perusahaan yang meliburkan live agent di akhir pekan dan hari besar.
4. Pilih Penerima Pesan Otomatis
Tentukan siapa yang akan menerima away messages. WhatsApp Business menyediakan beberapa pilihan penerima pesan otomatis, yaitu:
- Everyone: kirim pesan otomatis kepada semua nomor yang ada di kontak setelah jam operasional.
- Everyone not in the address book: kirim pesan otomatis kepada nomor yang tidak ada di kontak.
- Everyone except: hindari mengirim pesan otomatis ke beberapa nomor tertentu.
- Only send to: hanya mengirim pesan pada nomor yang terpilih.
Cara Membuat WhatsApp Auto Messages di WhatsApp Business API
WhatsApp Business API menawarkan fitur yang jauh lebih lengkap dibandingkan WhatsApp Business. Cara membuat pesan otomatisnya sedikit berbeda dibandingkan WhatsApp Business. Berikut ini langkah yang harus dilakukan:
1. Mendaftar ke Facebook Business Manager
Sebelum memiliki akun WhatsApp Business API, kamu harus terlebih dahulu mendaftarkan bisnis ke Facebook Business Manager (FBM). Kemudian, FBM akan memverifikasi keaslian bisnismu melalui dokumen-dokumen yang sudah diunggah sebelumnya.
2. Bekerja Sama dengan Partner Resmi WhatsApp
Mendaftar WhatsApp Business API artinya harus bekerja sama dengan partner resmi WhatsApp seperti OCA Indonesia yang akan membantu setiap proses pembuatan akun WhatsApp Bussiness API atau WhatsApp centang hijau milikmu menjadi lebih mudah.
3. Integrasikan dengan Chatbot
Memiliki fitur yang lebih lengkap dan advance, kamu bisa menyediakan WhatsApp auto messages lebih baik lagi dengan menghubungkan akun WhatsApp Business API dengan chatbot. Cara membuat chatbotnya pun mudah, kamu bisa manfaatkan platform Chatbot Builder seperti OCA AI untuk membuat balasan otomatis kepada pelanggan. Kamu juga dapat mengontrol seluruh percakapan dengan CRM OCA Interaction.
Sediakan Komunikasi Lebih Lancar Pakai OCA
WhatsApp auto messages membantu kamu menyediakan komunikasi pelanggan yang lebih lancar dengan meminimalisir waktu tunggu. Pesan otomatis ini sekaligus membantu meningkatkan hubungan dengan pelanggan menjadi lebih baik. Maksimalkan kelancaran komunikasi bisnismu dengan menyediakan seamless experience kepada pelanggan melalui integrasi chatbot, crm, dan WhatsApp. Manfaatkan ketiga platform tersebut dari OCA! Dengan OCA kamu bisa mengatur seluruh komunikasi bisnis dan meningkatkan pengalaman pelangga. Coba gratis dengan hubungi kami sekarang!
Leave a Reply